Thực hiện chủ trương chuyển đổi số của ngành Kiểm sát nhân dân và khâu công tác trọng tâm, đột phá của VKSND tỉnh Cao Bằng, thời gian qua, Văn phòng VKSND tỉnh đã triển khai ứng dụng phần mềm XMind để xây dựng sơ đồ tư duy trong công tác tổng hợp, báo cáo và trình bày tại các cuộc họp Hội đồng Thi đua – Khen thưởng. Đây là bước đổi mới quan trọng trong phương thức điều hành, quản lý và xử lý thông tin, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp của đơn vị.
Khác với cách báo cáo truyền thống bằng văn bản dài nhiều trang, sơ đồ tư duy trên XMind giúp hệ thống hóa toàn bộ nội dung theo cấu trúc logic, trực quan và dễ theo dõi. Các nhóm tiêu chí thi đua, kết quả thực hiện nhiệm vụ, số liệu thống kê, sáng kiến nổi bật và đề xuất khen thưởng được thể hiện bằng các nhánh thông tin liên kết chặt chẽ, giúp lãnh đạo và thành viên Hội đồng nhanh chóng nắm bắt nội dung trọng tâm.
Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng báo cáo bằng sơ đồ tư duy
Trước đây, các báo cáo thi đua thường được trình bày dưới dạng văn bản dài, nhiều số liệu, khó theo dõi và mất nhiều thời gian tổng hợp. Việc ứng dụng XMind đã giúp Văn phòng chuyển đổi từ cách báo cáo truyền thống sang mô hình báo cáo trực quan, khoa học và số hóa toàn diện. Đồng thời, mang lại nhiều tính năng mới vượt trội so với phương pháp báo cáo truyền thống và đem lại hiệu quả cao như: (1) Trực quan hóa dữ liệu hiệu quả bởi thông tin được trình bày bằng màu sắc, biểu tượng và bố cục khoa học, giúp người xem dễ ghi nhớ và so sánh các nội dung quan trọng. Sơ đồ tư duy giúp thông tin được phân tầng rõ ràng, sử dụng màu sắc, biểu tượng và hình ảnh minh họa sinh động. Điều này giúp thành viên Hội đồng dễ dàng theo dõi, so sánh và đánh giá kết quả thi đua của từng đơn vị, cá nhân. (2) Tiết kiệm thời gian tổng hợp và chỉnh sửa, công chức làm công tác thi đua có thể nhanh chóng cập nhật số liệu, bổ sung nội dung hoặc điều chỉnh cấu trúc báo cáo mà không phải biên tập lại toàn bộ văn bản. Nhờ khả năng liên kết thông tin đa chiều, cán bộ tham mưu có thể phân tích, đối chiếu và đề xuất đánh giá thi đua chính xác, khách quan hơn. (3) Tăng tính tương tác trong cuộc họp, sơ đồ tư duy cho phép trình chiếu linh hoạt, phóng to từng nhánh nội dung để thảo luận sâu, tạo không khí trao đổi tập trung và hiệu quả hơn. Trong các cuộc họp Hội đồng, sơ đồ tư duy giúp việc trao đổi tập trung vào các vấn đề trọng tâm, hạn chế bỏ sót nội dung và tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn. (4) Hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ số hóa, các file XMind có dung lượng nhỏ, dễ lưu trữ trên hệ thống điện tử của cơ quan, thuận tiện cho việc chia sẻ và tra cứu về sau. Phần mềm hỗ trợ gắn tệp đính kèm, đường dẫn, tài liệu minh chứng và biểu đồ thống kê trực tiếp vào từng nội dung. Nhờ đó, báo cáo không chỉ là bản trình bày mà còn trở thành “kho dữ liệu số” phục vụ tra cứu, đối chiếu và lưu trữ lâu dài. (5) XMind có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh; hỗ trợ chia sẻ trực tuyến, trình chiếu và làm việc nhóm. Đây là công cụ phù hợp với môi trường làm việc số và yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
Thực tế triển khai tại Văn phòng VKSND tỉnh cho thấy, việc sử dụng XMind đã rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị báo cáo Hội đồng Thi đua – Khen thưởng, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác trình bày. Thông qua sơ đồ tư duy, toàn bộ nội dung báo cáo như: kết quả thực hiện chỉ tiêu nghiệp vụ, phong trào thi đua, sáng kiến, khen thưởng, tồn tại – hạn chế và nhiệm vụ trọng tâm đều được hệ thống hóa theo từng nhánh logic. Người xem có thể nhanh chóng nắm bắt bức tranh tổng thể cũng như đi sâu vào từng nội dung chi tiết chỉ bằng vài thao tác. Các thành viên Hội đồng đánh giá cao cách tiếp cận mới bởi nội dung ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Thời gian tới, đơn vị sẽ tiếp tục mở rộng ứng dụng XMind trong các lĩnh vực như báo cáo tiến độ công tác, theo dõi chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ, quản lý hồ sơ điện tử...
Hội đồng thi đua khen thưởng đánh giá, thảo luận sau khi nghe báo cáo bằng sơ đồ tư duy
Ứng dụng XMind trong báo cáo Hội đồng Thi đua – Khen thưởng là minh chứng cụ thể cho tinh thần đổi mới, sáng tạo của Văn phòng VKSND tỉnh, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, điều hành của Lãnh đạo Viện và phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành Kiểm sát nhân dân trong giai đoạn mới. Việc mạnh dạn áp dụng các công cụ số hiện đại không chỉ góp phần đổi mới phương thức làm việc mà còn thể hiện quyết tâm của đơn vị trong thực hiện chuyển đổi số toàn diện, xây dựng nền hành chính tư pháp hiện đại, hiệu quả.
Ví dụ một số sơ đồ báo cáo trong họp xét thi đua của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng VKSND tỉnh
